I. Alasan Organisasi

    Alasan kenapa organisasi sangat penting. Dalam sebuah teori di jelaskan bahwa pentingnya organisasi itu diibaratkan sebuah mesin yang bisa mempercepat kita untuk lebih belajar arti dari sebuah proses, baik itu organisasi formal maupun Non Formal, karena didalamnya terdapat sebuah pembelajaran bagi pribadi kita bagaimana cara menjadi seorang pemimpin, pembelajaran akan pentingny Organisasi.

Memahami pengertian organisasi penting karena dapat membantu kita untuk membentuk suatu tim kerja atau aktifitas tertentu. Organisasi identik dengan individu ataupun sekelompok individu yang terstruktur dan sistematis yang tergabung dalam suatu sistem.

Pengertian Organisasi sendiri adalah wadah untuk sekelompok individu untuk berinteraksi dalam wewenang tertentu. Organisasi yang dibentuk terdiri dari berbagai kelompok yang memiliki kepentingan bersama untuk mencapai tujuan tertentu secara bersama. Siapapun memerlukan pengalaman dalam organisasi ini dikarenakan manusia adalah mahkluk sosial yang pasti akan berinteraksi dengan yang lain. Dengan bekerja sama dengan yang lain maka pekerjaan akan terasa lebih ringan, selain itu pekerjaan atau tugas akan lebih cepat terselesaikan dibandingkan kita hanya bekerja seorang diri.

II. Prinsip Pengembangan Sistem Informasi

1.       Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen

Setelah sistem selesai dikembangkan maka yang akan menggunakan sistem ini adalah manajemen sehingga sistem harus dapat mendukung kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen. Pada waktu anda mengembangkan sistem maka prinsip ini harus selalu diingat.

2.       Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal besar

Sistem informasi yang akan anda kembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit, apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir. Sistem yang dikembangkan ini merupakan investasi modal yang besar seperti halnya dengan investasi modal lainnya yang dilakukan perusahaan, maka setiap investasi modal harys mempertimbangkan 2 hal, yaitu semua alternatif yang ada harus diinvestigasi dan investasi yang terbaik harus bernilai.

3.       Sistem yang dikembangkan memerlukan orang-orang yang terdidik

Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem, baik dalam proses pengembangannya, penerapannya maupun dalam proses operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem ini harus merupakan orang yang terdidik tentang permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap solusi-solusi yang mungkin dilakukan.

V. Pendekatan Pengembangan Sistem

      Pengembangan sistem merupakan penyusunan sistem yang baru untuk menggantiakn sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.

Indikator diperlukannya pengembangan sistem:

a.       Keluhan pelanggan

b.      Pengiriman barang yang sering tertunda

c.       Pembayaran gaji yang terlambat

d.      Laporan yang tidak tepat waktu

e.      Isi laporan yang sering salah, dll

Pendekatan Pengembangan Sistem

1.       Pendekatan Klasik

Disebut juga dengan pendekatan tradisional atau pendekatan konvensional. Metodologi pendekatan klasik mengembangkan sistem dengan mengikuti tahapan pada System Life Cycle.

2.       Pendekatan Terstruktur

Pendekatan ini dilengkapi alat-alat dan teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas.

3.       Pendekatan dari Bawah ke Atas (Buttom-Up Approach)

 Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut.

4.       Pendekatan dari Atas ke Bawag (Top-Down Approach)

 Dimulai dengan mendefinisikan sasaran dan kebijaksanaan organisasi selanjutnya dilakukan analisis kebutuhan informasi, kemudian proses turun ke pemrosesan transaksi yaitu penentuan outpu, input, basis data, prosedur-prosedur operasi dan kontrol.

5.       Pendekatan Sepotong (piecemeal approach)

Pengembangan yang menekankan pada suatu kegiatan/alokasi tertentu tanpa memperhatikan posisinya di sistem informasi atau tidak memperhatikan sasaran organisasi secara global

III. Tahapan Pengembangan Sistem

1.       Tahap Perencanaan

Tahap ini merupakan suatu rangkaian kegiatan sejak ide pertama yang melatarbelakangi pelaksanaan pengembangan sistem tersebut dilontarkan. Dalam tahap perencanaan, pengembangan sistem harus mendapatkan perhatian yang sama besarnya dengan merencanakan. Proyek-proyek besar lainnya seperti perencanaan pengadaan perangkat jaringan teknologi informasi(TI), rencana membangun gedung kantor 1 tingkat.

Keuntungan-keuntungan yang diperoleh jika proyek pengembangan sistem informasi direncanakan secara matang, mencakup:

·         Ruang lingkup proyek dapat ditentukan secara jelas dan tegas.

Unit organisasi, kegiatan ataupun sistem yang mana akan dilibatkan dalam pengembangan ini? Unit mana yang tidak dilibatkan? Informasi ini memberikan  perkiraan awal besarnya sumber daya yang diperlukan.

·         Dapat mengidentifikasi wilayah/area permasalahan potensial.

Perencanaan akan menunjukkan hal-hal yang mungkin bisa terjadi suatu kesalahan, sehingga hal-hal demikian dapat dicegah sejak awal.

·         Dapat mengatur urutan kegiatan.

Banyak sekali tugas-tugas terpisah dan harus berjalan secara bersamaan/paralel yang diperlukan untuk pengembangan sistem. Tugas-tugas ini diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan untuk efisiensi.

·         Tersedianya sarana pengendalian.

Tingkat pengukuran kinerja harus dipertegas sejak awal.

2.       Tahap Analisis

Ada dua aspek yang menjadi fokus tahap ini, yaitu aspek bisnis atau manajemen dan aspek teknologi. Analisis aspek bisnis mempelajari karakteristik organisasi yang bersangkutan. Tujuan dilakukannya langkah ini adalah untuk mengetahui posisi atau peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan relevan di organisasi dan mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis yang terkait yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi.

Selama tahap analisis, sistem analisis terus bekerja sama dengan manajer dan komite pengarah SIM terlibat dalam titik-titik yang penting mencakup kegiatan sebagai berikut:

A.      Menetapkan rencana penelitian sistem

B.      Mengorganisasikan tim proyek

C.      Mendefinisikan kebutuhan informasi

D.      Mendefinisikan kriteria kinerja sistem

E.       Menyiapkan usulan rancangan sistem

F.       Menyetujui atau mnolak rancangan proyek pengembangan sistem

IV. Metodologi Pengembangan Sistem

1.       Metode System Development Life Cycle (SDLC)

Model SDLC atau Sekusensial Linier sering disebut juga model air terjun. Model ini mengusulkan sebuah pendekatan perkembangan perangkat lunak yang sistematik dan sekuensial yang dimulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain, kode, pengujian dan pemeliharaan.

Model ini disusun bertingkat, setiap tahap dalam model ini dilakukan berurutan, satu sebelum yang lainnya. Model ini biasanya digunakan untuk membuat sebuah software dalam skala besar dan yang akan dipakai dalam waktu yang lama. Sangat cocok untuk pengembangan sistem yang besar. Tidak sesuai atau tidak terlalu disarankan untuk small scale project karena:

-             Resource intensive

-             Tidak fleksibel

-             Sulit untuk aplikasi dengan perubahan cara pengambilan keputusan yang cepat

2.       Metode Protoyping

Protoytping adalah proses iterative dalam pengembangan sistem dimana requirement diubah ke dalam sistem yang bekerja (working sistem) yang secara terus-menerus diperbaiki melalui kerjasama antara user dan analis. Protoype juga bisa dibangun melalui beberapa tool pengembangan untuk menyederhanakan proses.

3.       Metode RAD (Rapid Application Development)

RAD adalah penggabungan beberapa metode atau teknik terstruktur. RAD menggunakan metode prototyping dan teknik terstruktur lainnya untuk menentukan kebutuhan user dan perancangan sistem informasi selain itu RAD menekankan siklus perkembangan dalam waktu yang singkat (60-90 hari) dengan pendekatan konstruksi berbasis komponen.

4.       Metode Spiral

Metode spiral pada awalnya diusulkan oleh Boehm, adalah model proses perangkat lunak evolusioner yang merangkai sifat iteratif dari prototype dengan cara kontrol dan aspek sistematis model sequensial linier. Model iteratif ditandai dengan tingkah laku yang memungkinkan pengembang mengembangkan versi perangkat lunak yang lebih lengkap secara bertahap.

5.       Object Oriented Technology

Object Oriented Technology merupakan cara pengembangan perangkat lunak berdasarkan abstraksi objek-objek yang ada didunia nyata. Filosofi Object Oriented sangat luar biasa sepanjang siklus pengembangan perangkat lunak (perencanaan, analisis, perancangan dan implementasi) sehingga dapat diterapkan pada perancangan sistem secara umum menyangkut perangkat lunak, perangkat keras dan system secara keseluruhan.

VI. Alat-alat Pengembangan Sistem

·         Data Flow Diagram

Digunakan untuk menggambarkan suatu system yang telah ada atau system baru yang akan dikembangakn secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan di simpan (misalnya file, kartu, mcrifile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagainya).

·         Sistem Prosedur Diagram (Flowmap)

Flowmap adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urut-urutan prosedur dari suatu program.

Cara-cara membuat flowmap, yaitu: seorang analisis dan programme akan membuat flowmap ada beberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti: flowmap digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya. Kapan aktifitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.

Setiap langkah dari aktifitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi kata kerja, misalkan MENGHITUNG PAJAK PENJUALAN. Setiap langkah dari aktifitas harus berada pada urutan yang benar. Lingkup dari range dari aktifitas harus ditelusuri dengan hati-hati, percabangan-percabangan yang memotong aktifitas yang memotong aktifitas yang sedang digambarkan pada flowmap yang sama. Simbol konektor harus digunakan dan percabangannya diletakkan pada halaman yang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan sistem.

III. Konsep Dasar Sistem Informasi

1.       Definisi Sistem Informasi

Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang di perlukan.

2.       Jenis-jenis Sistem Informasi

·         Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi yg menyajikan berbagai bentuk laporanyang diperlukan manajemen untuk          analisi dan pengambilan keputusan. Menggunakan database untuk menyimpan hasil olahan transaksi oleh TPS.

·         Executive Informatian System (Sistem Informasi Eksekutif)

ESS membantu para eksekutif atau manajemen tingkat strategis dalam mengatur interaksi mereka dengan lingkungan eksternal, memberikan berbagai informasi yang terkait dengan masalah-masalah strategis dan pengambilan keputusan yang tidak terstruktur.

·         Sistem Informasi Akuntansi

SIA adalag kumpulan sumber daya yang dirancanga untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi.

·         Sistem Informasi Keuangan

Sistem yang mendukung bagian keuangan dalam pengambilan keputusan yang menyangkut persoalan masalah keuangan.

·         Sistem Informasi Manufaktur

Sistem yang digunakan untuk mendukung fungsi produksi yang mencakup seluruh kegiatan perusahaan.

·         Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi yang menyediakaninformasi yang dipakai oleh pihak personalia.

3.       Komponen-komponen Sistem Informasi

·         Perangkat Keras (Hardware)                  :               Mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer.

·         Perangkat Lunak (Software)                  :               Sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.

·         Prosedur                                                        :               Sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang di kehendaki.

·         Orang                                                               :               Semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi.

·         Basis data (Database)                                                :               Sekumpulan tabel, hubungan dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.

·         Jaringan komputer&komunikasi data :               Sistem penghubung yang memungkinkan sesumber (resources) dipakai secara bersama atau di akses oleh sejumlah pemakai.

4.       Peranan Utama Sistem Informasi

Mendukung operasi bisnis >> Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting maka kemampuan Sistem Informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi ke berbagai bisnis menjadi kritis/penting.

Mendukung pengambilan keputusan managerial >> Sistem informasi dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu manager menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manager mengidentifikasi kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem informasi akan membantu para manager membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat dan lebih bermakna.

Mendukung keunggulan strategis >> Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis perusahaan dapat menciptakan keunggulan bersaing dipasar.

Peranan Sistem Informasi

Meningkatkan layanan secara global/menyeluruh, antara lain:

1.       Mampu meningkatkan persaingan bisnis secara global (melakukan penngelolaan dan pengawasan pasar global).

·         Pengawasan tingkat pelayanan dan tingkat biaya, pelayanan penyebaran informasi dengan menggunakan global network.

·         Perencanaan strategi perusahaan dan kebijakan (mengetahui selera konsumen atau pasar di tempat lain).

·         Pengambilan keputusan untuk pengembangan produk dan ekspansi (dengan adanya strategi perusahaan makan akan bisa mengembangkan produk dan mampu bersaing di pasar global  dan terbentuk kelompok kerja yang meluas dan membentuk sistem delivery yang luas)

BAB II ( TINJAUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM )

Tinjauan Umum Pengembangan Sistem
1. Definisi Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistemyang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini:

1.      Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama.

2.      Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.

3.     Kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaanperusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin.

4.    Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin.

5.      Tidak efisiennya operasi.

6.      Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

7.      Pertumbuhan organisasi.

Sebuah sistem informasi adalah untuk mengatur manusia dan komponen-komponenmesin, dan prosedur-prosedur yang saling berkaitan untuk mendukung kebutuhan informasi atau bisnis pada sebuah organisasi dan para pengguna sistem. Sistem tersebut tidak seperti paket program perangkat lunak aplikasi tetapi harus terlebih dahulu dikostumisasi.

2. Alasan Pengembangan Sistem

    - Adanya masalah yang timbul dari sistem yang lama

    - Untuk meraih kesempatan – kesempatan dalam berbagai hal

    - Adanya instuksi dari pimpinan atau adanya peraturan dari pemerintah

3. Prinsip dalam Pengembangan Sistem

- Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.

- Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal besar maka setiap investasi modal harus  mempertimbangkan 2 hal berikut ini :

- Semua alternative yang ada harus diinvestigasikan

- Investasi yang terbaik harus bernilai

- Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik

- Tahapan kerja dan tugas-tugas yang baru dilakukan dalam proses pengembangan sistem

- Proses pengembangan sistem tidak harus urut

- Jangan takut membatalkan proyek

- Dokumentasi harus ada untuk  pedoman dalam pengembangan sistem

4. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

5. Metodologi Pengembangan Sistem

System Development Life Cycle (SDLC) adalah suatu metodologi yang digunakan untuk mengembangkan, memelihara, dan menggunakan sistem informasi (O’Brien, 2001).  Metodologi ini mencakup sejumlah fase atau tahapan.

Menurut Roger S. Pressman, terdapat beragam model proses pengembangan perangkat lunak, diantaranya

-          Linear Sequential Model (Model Sekuensial Linear)

 

Model ini pertama kali dikemukakan oleh Royce.  Model ini sering disebut model klasik atau waterfall.  Model ini menyarankan pendekatan pengembangan secara sekuen dan sistematik untuk pengembangan perangkat lunak.  Model ini merupakan model yang tertua.  Model ini terdiri atas beberapa tahap yaitu:  rekayasa dan pemodelan sistem/informasi, analisis kebutuhan perangkat lunak, desain, generasi kode, pengujian dan pemeliharaan.

-          Prototyping Model (Model Prototipe)

 

 

Model Prototipe (Prototype Paradigma) dimulai dengan pengumpulan kebutuhan. Pengembang dan pelanggan bertemu dan mendefinisikan obyektif keseluruhan dari perangkat lunak, mengidentifikasi segala kebutuhan yang diketahui, dan area garis besar di mana definisi lebih jauh merupakan keharusan kemudian dilakukan perancangan kilat. Perancangan kilat membawa kepada konstruksi sebuah prototipe yang kemudian dievaluasi oleh pelanggan/pemakai dan dipakai untuk menyaring kebutuhan pengembang perangkat lunak.

-          Rapid Application Development (RAD) Model

RAD adalah sebuah model proses perkembangan perangkat lunak sekuensial linier yangn menekankan siklus perkembangan yang sangat pendek.  Model RAD merupakan adaptasi “berkecepatan tinggi” dari linear sequential model dimana pengembangan yang cepat dapat diperoleh dengan menggunakan pendekatan konstruksi berbasis komponen.

6. Pendekatan dalam Pengembangan Sistem

A. Dipandang dari metodologi yang digunakan :
a. Pendekatan Klasik (Clasical approach )
Disebut juga pengembangan tradisional / konvensional adalah pengembangan sistem dengan mengikuti tahapan pada system life cycle. Pendekatan ini menekankan bahwa pengembangan sistem akan berhasil bila mengikuti tahapan pada system life cycle. Tetapi pada kenyataannya pendekatan klasik tidak cukup digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi yang sukses dan akan timbul beberapa permasalahan diantaranya adalah :
1. Pengembangan perangkat lunak menjadi sulit.
2. Biaya perawatan atau pemeliharaan sistem menjadi lebih mahal
3. Kemungkinan kesalahan sistem besar
4. Keberhasilan sistem kurang terjamin
5. Masalah dalam penerapan sistem
b. Pendekatan Terstruktur (structured approach )
Pendekatan ini dimulai pada awal tahun 1970, dan dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yg dibutuhkan dalam pengembangan sistem.
B. Dipandang dari sasaran yang dicapai :
a) Pendekatan Sepotong (piecerneal approach )
Pendekatan yg menekankan pada suatu kegiatan / aplikasi tertentu.
b) Pendekatan Sistem (systems approach )
Pendekatan yg menekankan pada sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi
C. Dipandang dari cara menentukan kebutuhan dari Sistem :
a. Pendekatan Bawah Naik (Bottom Up Approach )
Pendekatan dari level bawah organisasi, yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari perumusan kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tsb. (merupakan ciri-ciri dari pendekatan klasik disebut juga data analysis) .
b. Pendekatan Atas Turun
Dimulai dari level atas yaitu level perencanaan strategi. Pendekatan ini dimulai dengan mendefinisikan sarasan dan kebijaksanaan organisasi , kemudian dilakukan analisis kebutuhan informasi , lalu proses turun ke pemrosesan transaksi (merupakan ciri-ciri dari pendekatan terstruktur disebut juga decision analysis )
D. Dipandang dari cara mengembangkannya :
a. Pendekatan Sistem menyeluruh
Pendekatan yg mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh.
(merupakan ciri -ciri pendekatan klasik )
b. Pendekatan Moduler
Pendekatan yg berusaha memecah sistem yg rumit menjadi beberapa bagian / modul yg sederhana (merupakan ciri -ciri pendekatan terstruktur )
E. Dipandang dari teknologi yg digunakan :
a. Pendekatan Lompatan jauh (great loop approach )
Pendekatan yg menerapkan perubahan menyeluruh secara serentak penggunaan teknologi canggih. Perubahan ini banyak mengandung resiko, juga memerlukan investasi yg besar.
b. Pendekatan Berkembang (evolutionary approach )
Pendekatan yg menerapkan perubahan canggih hanya untuk aplikasi yg memerlukan saja, dan akan terus berkembang.

7. Alat dan Teknik dalam Pengembangan Sistem
Dapat berupa :
1. Grafik
HIPO, DFD, SADT, W/O, JSD
2. Bagan
a. Bagan untuk menggambarkan aktivitas
b. Bagan untuk menggambarkan tata letak
c. Bagan untuk menggambarkan hubungan personil
Teknik yang digunakan untuk pengembangan sistem antara lain :
• Teknik Manajemen Proyek : CPM, PERT
• Teknik Menemukan Fkata : Wawancara, Observasi, Kuesioner, Sampling
• Teknik Analisis Biaya
• Teknik Menjalankan Rapat
• Teknik Inspeksi
Penyebab kegagalan pengembangan sistem :
• Kurangnya penyesuaian pengembangan sistem
• Kelalaian menetapkan kebutuhan pemakai dan melibatkan pemakai
• Kurang sempurnanya evaluasi kualitas dan analisis biaya
• Adanya kerusakan dan kesalahan rancangan
• Penggunaan teknologi komputer dan perangkat lunak yg tidak direncanakan dan pemasangan teknologi tidak sesuai
• Pengembangan sistem yang tidak dapat dipelihara
• Implementasi yang direncanakan dilaksanakan kurang baik
Mengatasinya digunakan :
• SDLC
• Prototipe
• Perangkat Pemodelan
• Teknik Manajemen Proyek
• CASE
• JAD
• Keterlibatan pemakai

BAB I (Konsep dasar system, Konsep dasar informasi & Konsep dasar system informasi)

1. Konsep Dasar Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini:
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi didalam sistem.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas dan lebih banyak diterima karena pada kenyataannya suatu sistem terdiri dari beberapa subsitem atau sistem-sistem bagian. Komponen-komponen atau subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri, semuanya saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga sasaran sistem dapat tercapai.

1.1. Karakteristik Sistem

Suatu sistem menpunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).

a. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari subsistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar disebut dengan supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut sebagai suatu sistem sedang industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya. Kalau sistem akuntansi dipandang sebagai suatu sistem, maka perusahaan adalah supra sistem dan industri adalah supra dari supra sistem.

b. Batas sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipasang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan luar sistem
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

d. Penghubung sistem
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi satu masukan (input) bagi subsistem yang lain dan akan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

e. Masukan system
Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan peralatan (maintenence input) dan masukan sinyal (signal input). Mantenance input adalah energi yang diproses agar didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

f. Keluaran sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah transaksi menjadi laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh menejemen.

g. Sasaran sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objektif). Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali, masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

1.2. Klasifikasi system
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini :

a) Sistem abstrak dan sistem fisik.
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan.
Sistem fisik merupan sistem yang ada secara fisik misalnya sistem komputer, sistem akuntansi dan sistem produksi.

b) Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system).
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human machine system atau ada yang menyebut dengan man machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

c) Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system).
Sistem tertentu beroperasi tertentu dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Inteaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

d) Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ada, tetapi kenyataan tidak ada sistem yang benar-benar tertutup yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup), sedang sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, karena sistem sifatnya terbuka dan tepengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai sistem pengendalian yang baik. Sistem-sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka untuk pengaruh yang baik saja.

2. Konsep Dasar Informasi 

Definisi Data
Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Terdapat beberapa pengertian data menurut beberapa ahli, diantaranya :

Data merupakan deskripsi dari suatu kejadian yang kita hadapi serta menggambarkan kesatuan nyata yang terjadi pada saat tertentu (Prabu,2006).
Data adalah fakta mengenai objek, orang dan lain-lain yang dinyatakan yang dinyatakan dengan nilai (Abdul, 2001)

Informasi tanpa adanya data maka informasi tersebut tidak akan terbentuk. Begitu pentingnya peranan data dalam terjadinya suatu informasi yang berkualitas. Keakuratan data sangat mempengaruhi terhadap keluaran informasi yang akan terbentuk.

Definisi Informasi

Informasi adalah data yang dirubah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi pihak yang menerimanya. Sedangkan data adalah suatu kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dari kesatuan nyata.

Menurut Barry E. Cushing, informasi didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data yang diorganisasikan dan berguna bagi orang atau pihak yang menerimanya. Informasi dikatakan berguna apabila mempunyai kualitas yang baik dalam membantu seorang menejer mengambil keputusan dan dapat menentukan kebijaksanaan-kebijaksanaan guna mencapai tujuan organisasi.

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut:

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Giandari, 2008)
Menurut Leitel dan Davis dalam bukunya “Accounting Information System” menjelaskan bahwa Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan serta lebih berarti bagi yang menerimanya (Taufik,2002).

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa “Informasi adalah sebagai data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu”.
Kualitas Informasi

Terbentuknya informasi yang dihasilkan dari proses pengolahan data hingga sampai ke pengguna informasi tersebut, maka informasi tersebut haruslah mempunyai kualitas yang baik. Adapun kualitas informasi (quality of information) (Prabu,2006) tersebut diantaranya ditentukan oleh beberapa hal, yaitu :

Relevan (Relevancy), dalam hal ini informasi yang diterima harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Kadar relevancy informasi antara orang satu dengan yang lainnya berbeda-beda tergantung kepada kebutuhan masing-masing pengguna informasi tersebut. How is the message used for problem solving (decision masking)?
Akurat (Accurate), yaitu berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Selain itu informasi yang didapatkan tidak boleh bias atau menyesatkan bagi penggunanya, serta harus dapat mencerminkan dengan jelas maksud dari informasi tersebut. Ketidak akuratan data terjadi karena sumber dari informasi tersebut mengalami gangguan dalam penyampaiannya baik hal itu dilakukan secara sengaja maupun tidak sehingga menyebabkan data asli tersebut berubah atau rusak.
Tepat waktu (TimeLines), Informasi yang dibutuhkan oleh si pemakai tidak dalam hal penyampaiannya tidak boleh terlambat (usang) karena informasi yang usang maka informasi tersebut tidak mempunyai nilai yang baik dan kualitasnya pun menjadi buruk sehingga tidak berguna lagi. Jika informasi tersebut digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan maka akan berakibat fatal sehingga salah dalam pengambilan keputusan tersebut. Kondisi tersebut mengakibatkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah serta mengirimnya memerlukan teknologi terbaru.
Ekonomis (Economy), What level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle ?. Kualitas dari Informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan juga bergantung pada nilai ekonomi yang terdapat didalamnya.
Efisien (Efficiency) What level of resources is required for each unit of information output ?
Dapat dipercaya (Reliability), Informasi yang didapatkan oleh pemakai harus dapat dipercaya, hal ini menentukan terhadap kualitas informasi serta dalam hal pengambilan keputusan setiap tingkatan manajemen.

3. Konsep Dasar Sistem Informasi 

 Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem dapat berarti menyusun sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau untuk memperbaiki sistem yang sudah ada. Sistem yang sudah lama perlu diperbaiki atau bahkan diganti, dapat disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya yaitu :
1. Kesalahan yang tidak sengaja, yang menyebabkan kebenaran data kurang terjamin.
2. Tidak efisiensinya operasi pengolahan data tersebut.
3. Adanya instruksi-instruksi atau kebijaksanaan yang baru baik dari pemimpin atau dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah.

Sesungguhnya yang dimaksud sistem informasi tidak harus melibatkan komputer, sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut sistem informasi berbasis komputer (computer based information system atau CBIS), tetapi dalam prakteknya sistem informasi lebih sering dikait-kaitkan dengan komputer. Berikut beragam definisi sistem informasi :

1. Turban, McLean, dan Wetherbe (1999)

Sistem informasi adalah sebuah sistem informasi yang mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

2. Bodnar dan HopWood (1993)

Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna.

3. Alter (1992)

Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah perusahaan.

Istilah teknologi dan sistem informasi dapat digunakan secara informal tanpa mendefinisikan istilah tersebut. Penerapan sistem informasi pada prinsipnya lebih rumit, hal tersebut dapat difahami dengan baik dengan melihat perspektif teknologi yang berada dalam suatu organisasi (Kenneth, 2008).
Definisi Sistem Informasi

Terdapat berbagai macam pengertian Sistem Informasi menurut beberapa ahli, diantaranya :

Sistem informasi (Information System) adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan atau mendapatkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi serta membantu manajer dalam mengambil keputusan (Kenneth,2008).
Pengertian dari sistem informasi menurut Komunitas Mahasiswa Sistem Informasi di Yogyakarta (KAMII,2008) memaparkan bahwa Sistem Informasi adalah sebuah aplikasi komputer yang digunakan untuk mendukung operasi dari suatu organisasi serta merupakan aransemen dari orang, data dan proses yang terjadi di dalamnya yang berinteraksi satu sama lain dalam mendukung dan memperbaiki organisasi serta mendukung dalam pemecahan masalah dan kebutuhan pembuat keputusan.

Komponen Sistem Informasi

John Burch dan Gary Grudnitski (Jogiyanto,2005) mengemukakan bahwa Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block). Sebagai suatu sistem, blok bangunan tersebut masing-masing berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Blok bangunan tersebut terdiri dari (Jogiyanto,2005):

Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

Blok Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras.

Blok Basis Data (Database Block)
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems).

Blok Kendali (Controls Block)
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.