BAB X ( SELEKSI SISTEM DAN IMPLEMENTASI SISTEM )

SELEKSI SISTEM

Seleksi sistem adalah tahap untuk memilih perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan pada sistem informasi.

1.        PENYEDIA TEKNOLOGI

1.      Pabrik Perangkat Keras: Perusahaan yang memproduksi perangkat keras sendiri. Contoh: IBM Corporation

2.      Pabrik Perangkat Lunak: Perusahaan yang memproduksi perangkat lunak sendiri dapat berupa perangkat lunak sistem atau perangkat lunak paket aplikasi. Contoh: Microsoft Corporation.

3.      OEM Singkatan dari Original Equipment Manufacturer. OEM adalah penjual yang membeli dari perusahaan lain dengan volume besar kemudian menambah nilai-nilai gunanya dan menjual kembali secara eceran.

4.      Kontraktor Program Mandiri (Independent Program Contractor): Orang yang akan menuliskan program komputer sesuai dengan pesanan. Berfungsi sebagai programmer diluar perusahaan pemakai program.

5.      Biro Jasa (Service Bureaus): Perusahaan jasa yang menyediakan jasa pengolahan data untuk beberapa perusahaan langganannya.

6.      Dealer: Penyedia jasa dan produk yang biasanya hanya menawarkan satu macam merk tertentu saja.

7.      Toko Komputer.

2.        LANGKAH- LANGKAH MENYELEKSI & MEMILIH SISTEM

Langkah-langkah dalam menyeleksi dan memilih sistem dapat dilakukan oleh pemilih sistem sebagai berikut:

1.      Memilih penyedia teknologi.

2.      Meminta proposal dari penjual. Proposal ini nantinya akan digunakan sebagai suatu dasar penilaian untuk penyedia teknologi yang paling tepat.

3.      Menyaring penjual. Hanya proposal yang memenuhi syarat saja yang akan dievaluasi, untuk menentukan penjual mana yang memenuhi syarat.

4.      Mengevaluasi penjual yang lolos saringan. Proposal yang telah lolos saringan lebih lanjut perlu dibandingkan satu dengan yang lainnya dan diranking untuk menentukan penjual mana yang direkomendasi.

5.      Membuat kontrak. Setelah semua proposal yang memenuhi syarat telah dievaluasi dan telah didapatkan rankingnya untuk tiap-tiap proposal, maka rekomendasi perlu diberikan kepada manajemen. Setelah manajemen memutuskan penjual mana yang menjadi pemenang maka kontrak pengadaan perangkat keras/perangkat lunak perlu dibuat. Tujuan kontrak adalah untuk membuktikan siapa yang bersalah jika terjadi perselisihan dikemudian hari dan tindakan apa saja yang harus dilakukan.

IMPLEMENTASI SISTEM

Implementasi Sistem adalah tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan.

Langkah-langkah pada tahap implementasi sistem:

1.      Menetapkan Rencana Implementasi

2.      Melakukan Kegiatan Implementasi

3.      Tindak Lanjut Implementasi

> 1.        MENETAPKAN RENCANA IMPLEMENTASI

Adalah untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap sistem diterapkan pada suatu organisasi.

> 2.        MELAKUKAN KEGIATAN IMPLEMENTASI

Ada lima kegiatan yang dilakukan pada langkah ini yaitu:

1.      Pemilihan & Pelatihan Personil

2.      Pemilihan Tempat & Instalasi Perangkat Keras dan Lunak

3.      Pemrograman & Pengetesan Program

4.      Pengetesan Sistem

5.      Konversi Sistem

1.        Pemilihan dan Pelatihan Personil

Personil-personil yang terlibat di dalam sistem informasi adalah:

1.      Tugas-tugas Input-Output Data: Personil-personil yang terlibat dalam menangani pemasukan data dan distribusi dari output.

2.      Tugas-tugas Operasi: Personil-personil yang menangani jalannya operasi pengolahan data yang tidak terlibat secara langsung dengan tugas I/O.

3.      Tugas-tugas Pemrograman: Personil-personil yang menulis program-program komputer.

4.      Tugas-tugas Analis Sistem: Personil-personil yang akan mengembangkan sistem.

Pelatihan Karyawan, dapat dilakukan dengan:

1.      Pelatihan (Training): Personil yang masuk dalam kategori ini adalah personil-personil yang akan mengoperasikan sistem yaitu mereka yang terlibat dalam tugas mempersiapkan input, memproses data, mengoperasikan sistem, merawat & menjaga sistem.

2.      Pendidikan (Education): Personil-personil yang masuk dalam kategori ini adalah mereka yang membutukan & menggunakan sistem misalnya salesman, akuntan dll.

Pendidikan ini lebih ditekankan pada bagaimana kerja dari sistem dan bagaimana cara mengoperasikan sistem.

2.        Pemilihan Tempat & Instalasi Perangkat Keras dan Lunak

Sistem komputer yang besar membutuhkan tempat dengan lingkungan yang lebih harus diperhitungkan. Persiapan fisik ini meliputi: AC untuk mengatur temperatur ruangan, penerangan-penerangan yang cukup, pendeteksi kebakaran, penyedia alat telekomunikasi dll. Langkah selanjutnya adalah menginstalasi perangkat keras & lunak.

3.        Pemrograman & Pengetesan Program

Pemrograman adalah kegiatan menulis kode program yang akan diproses oleh komputer. Setelah programmer selesai membuat program yang sesuai dengan desain sistem yang telah dibuat oleh Sistem Analis dan sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan-kesalahan. Oleh sebab itu, program harus ditest untuk menemukan kesalahan-kesalahan.

4.        Pengetesan Sistem

Kegiatan ini dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.

5.        Konversi Sistem

Merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap mulai untuk dapat digunakan.

> 3.        TINDAK LANJUT IMPLEMENTASI

BAB IX ( Perangkat Pemodelan dan Pengembangan Sistem )

Ilustrasi Pengembangan sistem

 Dalam perancangan dan pengembangan sebuah sistem langkah awal yang harus dilakukan adalah memodelkan sistem. Hal ini dilakukan untuk memfokuskan perhatian pada hal-hal penting dalam sistem tanpa mesti terlibat terlalu jauh.

Ada beberapa macam perangkat pemodelan sistem yang bisa dipakai untuk memodelkan sistem, akan tetapi tidak mutlak untuk menggunakan semua perangkat pemodel yang ada, artinya boleh memakai sebagian perangkat pemodelan dari beberapa perangkat yang ada.

Berikut ini adalah perangkat-perangkat pemodelan sistem :

Statement of Purpose

Statement of Purpose (STP), yang berisi deskripsi tekstual fungsi sistem. Hal ini berguna bagi hampir semua level antara lain level puncak, level pemakai, dan level lain yang tidak terlibat secara langsung dalam pengembangan sistem (Pohan: 1997, 10).

STP dapat hanya terdiri dari satu, dua kalimat. Tetapi sebaiknya tidak lebih dari satu paragraph, karena tidak digunakan untuk mendeskripsikan sistem secara detail. Deskripsi detil menjadi tanggung jawab aspek pemodelan berikutnya.

Event List

Event List adalah daftar narasi stimuli (daftar kejadian) yang terjadi dalam lingkungan dan mempunyai hubungan dengan respon yang diberikan sistem (Pohan: 1997, 14).

Aturan-aturan dalam EL antara lain daftar kejadian yang kita buat dan digambarkan dalam bentuk tekstual sederhana yang berfungsi memodelkan kejadian dalam lingkungan dimana sistem harus memberikan respon. Ketika membuat EL maka harus yakin perbedaan (event) dan kejadian yang berelasi dengan aliran (event-related flow).

Diagram Konteks

Diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang melukiskan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem . Diagram konteks direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.

Diagram konteks menjawab sejumlah pertanyaan yang muncul dalam pembuatan STP. Context Diagram adalah kasus khusus DFD yang berfungsi memetakan model lingkungan, yang direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem (Pohan: 1997, 11).

Data Flow Diagram Level

Menurut Andri kristanto (2003), DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut serta interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

Model ini menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data. Sebagai perangkat analisis, model ini hanya mampu memodelkan sistem dari satu sudut pandang yaitu sudut pandang fungsi (pohan: 1997, 16).

Kamus Data

Kamus data tidak menggunakan notasi grafis sebagai mana halnya DFD. Kamus data berfungsi membantu pencarian arti kata baru yang dibutuhkan dalam pemodelan sistem. Selain itu kamus data berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi detil, dan mereorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara presisi sehingga pemakai dan penganalisa sistem punya dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses (Pohan: 1997, 21).

Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan data (Pohan: 1997, 35). Entity-Relationship Diagram digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relatif komplek.

Normalisasi

Kroenke (1995), mendefinisikan normalisasi sebagai proses untuk mengubah suatu relasi yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah relasi atau lebih yang tidak memiliki masalah tersebut.

Menurut Kadir (2009 : 116), Normalisasi adalah proses yang digunakan untuk menentukan pengelompokan atribut-atribut dalam sebuah relasi sehingga diperoleh relasi baru yang berstruktur baik.

Flowchart Diagram

Flowchart Diagram berfungsi memodelkan masukan, keluaran, referensi, master, proses ataupun transaksi simbol-simbol tertentu. Pada dasarnya tidak beroriantasi pada fungsi, waktu, ataupun aliran data, tetapi lebih ke arah proses.

System Procedure Diagram

Digunakan untuk mendefinisikan hubungan antara bagian pelaku (pelaku proses), proses (manual atau berbasis komputer) dan aliran data (dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan).

BAB VIII ( DESAIN SISTEM TERINCI )

1.        DESAIN INPUT TERINCI

Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oeh organisasi . Data dari hasil transaksi merupakan masukan untuk sistem informasi.

Dokumen dasar merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi. Data yang sudah dicatat di dokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem informasi untuk diolah.

MENGATUR TATA LETAK ISI INPUT

Tujuannya :

1.      Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari input apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan atau belum.

2.      Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan input yang diinginkan. Programmer membutuhkan desain input ini untuk menentukan posisi kolom, baris, dan informasi yang arus disajikan di suatu input.

2.        DESAIN OUTPUT TERINCI

Pada tahap desain output secara umum, desain output ini hanya dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa saja yang dibutuhkan untuk sistem yang baru? Desain output secara umum dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Bagaimana dan seperti apa bentuk dari output-output tersebut?

Desain output terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini. Desain output yang akan dibahas pada bab ini adalah untuk output berbentuk laporan dimedia keras seperti kertas. Desain output di media lunak dalam bentuk dialog di layar terminal akan dibahas selanjutnya.

Bentuk Laporan

Bentuk dari laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi, yang paling banyak digunakan adalah dalam bentuk tabel dan berbentuk grafik atau bagan.

MENGATUR TATA LETAK ISI OUTPUT

Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan kemudahan dari output untuk dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output merupakan pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem maupun bagi programmer. Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output apakah sudah sesuai yang diinginkan atau belum.

Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang diinginkan. Programmer membutuhkan desain output ini untuk menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus disajikan disuatu output. Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak diprinter dapat digunakan alat bagan tata letak printer (printer layout chart) dan kamus data output.

3.        DESAIN DIALOG LAYAR TERMINAL

Merupakan rancang bangun dari percakapan antara pemakai sistem (user) dengan komputer. Percakapan ini dapat terdiri dari proses memasukkan data ke sistem, menampilkan output informasi kepada user atau dapat keduanya.

Terdapat beberapa strategi membuat dialog layar komputer :

1.      MENU, Banyak digunakan dalam dialog karena merupakan jalur pemakai (user interface) yang mudah dipahami dan mudah digunakan. Menu berisi dengan beberapa alternatif  atau option atau pilihan yang disajikan kepada user.

2.      KUMPULAN INSTRUKSI (Instruction Set)

Strategi dialog ini dilakukan dengan menuliskan suatu instruksi oleh user dan sistem akan mengaktifkan instrusi tersebut serta memberikan respon jawaban.

3.      DIALOG PERTANYAAN ( Question Dialog)

Sistem akan menampilkan terlebih dahulu pertanyaan dan user akan menjawabnya

4.        DESAIN DATABASE TERINCI

Ditahap desain secara umum sebelumnya, desain database hanya dimaksudkan untuk mengidentifikasi kebutuhan file-file database yang diperlukan oleh sistem informasi saja. Pada tahap desain terinci ini, desain database dimaksudkan untuk mengidentifikasi isi atau struktur dari tiap-tiap file yang telah diidentifikasi didesain secara umum.

Elemen-elemen data disuatu file database harus dapat digunakan untuk pembuatan suatu output. Demikian juga dengan input yang akan direkam di database, file-file database harus mempunyai elemen-elemen untuk menampung input yang dimasukkan. Untuk dapat merancang database terinci digunakan teknik normalisasi

5.        DESAIN TEKNOLOGI TERINCI

Pada desain teknologi secara umum telah ditentukan jenis dan jumlah dari teknologi yang akan digunakan. Yang belum didefinisikan secara pasti pada tahap ini adalah kapasitas dari teknologi simpanan luar yang akan digunakan. Kapasitas simpanan luar yang telah didefinisikan pada tahap desain secara umum hanya ditaksir secara kira-kira terlebih dahulu berdasarkan pengalaman analis sistem.

Setelah file-file database berhasil didesain secara rinci, kebutuhan kapasitas simpanan luar sekarang dapat dihitung dengan lebih tepat. Besarnya kapasitas simpanan luar yang dibutuhkan oleh sistem informasi dapat dihitung berdasarkan besarnya file-file database yang akan menimpan data untuk satu periode tertentu.

BAB VII ( DESAIN SISTEM SECARA UMUM )

DESAIN SISTEM SECARA UMUM

Tujuan desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru, persiapan dari desain terinci dan mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci.

A.    DESAIN SISTEM SECARA UMUM

Desain terinci dimaksudkan untuk pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem.

Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan dan hasil analisis disetujui oleh manajemen.

B.     KOMPONEN SI YANG TERLIBAT

      Desain Output

      Desain Input

      Desain Database

      Desain Kontrol

      Desain Teknologi

C.     PERANCANGAN SISTEM SECARA UMUM

Analisis sistem dan desain sistem secara umum bergantung satu sama lain. Studi menunjukkan bahwa apa yang dikumpulkan, dianalisis dan dimodelkan selama fase analisis menyediakan dasar bagi desain sistem secara umum untuk dibuat. Fase analisis sistem merupakan investigasi dan berorientasi ke temuan.

Pada fase ini, profesional sistem harus sering membuat fitur yang baru atau berbeda dari model dasar yang dibuat selama analisis sistem.
Kuncinya adalah dapatkan atau tuliskan semua ke dalam kertas tanpa mencoba untuk memperbaiki desain sistem lebih awal. Aturannya adalah : berinteraksi dengan user, periksa dengan anggota tim, periksa dengan teknisi (pemrogram); desain ulang, periksa, periksa dan periksa kembali tetapi jangan coba-coba untuk membangun detail yang lebih rendah atau spec kecil selama fase ini. Semua ini akan dilakukan jika salah satu dari desain sistem secara umum sudah dipilih untuk implementasi.

D.    DESAIN OUTPUT

Output (keluaran) adalah produk dari sistem informasi yang dapat dilihat.

   Istilah output ini kadang-kadang membingungkan, karena output dapat terdiri dari macammacam jenis.

   Output dapat berupa hasil di media keras (seperti misalnya kertas, microfilm) atau hasil di media lunak (berupa tampilan di layar video).

   Disamping itu output dapat berupa hasil dari suatu proses yang akan digunakan oleh proses lain dan tersimpan di suatu media seperti tape, disk atau kartu.

   Yang akan dimaksud dengan output pada tahap desain ini adalah output yang berupa tampilan di media keras atau di layar video.

E.     TIPE OUTPUT

1)      Output Intern (internal output)

Output Intern (internal output)Adalah output yang dimaksudkan untuk

mendukung kegiatan manajemen. Output ini akan tetap tinggal di dalam perusahaan dan akan disimpan sebagai arsip atau dimusnahkan bila sudah tidak digunakan lagi. Output jenis ini dapat berupa laporan-laporan terinci, laporan-laporan ringkasan dan laporan-laporan lainnya.

2)      Output Ekstern (external output)

Output Ekstern (external output)Adalah output yang akan didistribusikan

kepada pihak luar yang membutuhkannya. Contoh output ekstern adalah faktur, check, tanda terima pembayaran dan lain sebagainya. Banyak output ekstern ini dibuat di formulir yang sudah tercetak sebelumnya (preprinted form) dan sistem informasi hanya menambahkan bagian-bagian tertentu yang masih harus diisi.

F.      FORMAT OUTPUT

Bentuk atau format dari output dapat berupa keterangan-keterangan (narrative), tabel atau pabrik. Yang paling banyak dihasilkan adalah output yang berbentuk tabel. Akan tetapi sekarang dengan kemampuan  teknologi komputer yang dapat menampilkan bentuk grafik, maka output berupa grafik juga mulai banyak dihasilkan, terutama output untuk keperluan manajemen tingkat menengah ke atas

G.    LANGKAH-LANGKAH DESAIN OUTPUT SECARA UMUM

1)      Menentukan kebutuhan output dari sistem baru

               Output yang akan didesain dapat ditentukan dari diagram arus data, DAD, sistem baru yang telah dibuat.

               Output di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu proses ke kesatuan luar atau dari suatu proses ke proses lainnya.

2)      Menentukan parameter dari output

               Parameter ini meliputi tipe dari output, formatnya, media yang digunakan, alat output yang digunakan, jumlah tembusannya, distribusinya dan periode output.

H.    DESAIN INPUT

      PROSES INPUT

a)      Penangkapan data (data capture)

b)      Penyiapan data (data preparation)

c)      Pemasukan data (data entry)

I.       TIPE INPUT

1)      Input ekstern (external input)

Input ekstern (external input)Adalah input yang berasal dari luar organisasi, seperti misalnya faktur pembelian, kwitansi-kwitansi dari luar organisasi.

2)      Input intern (internal input)

Input intern (internal input)Adalah input yang berasal dari dalam organisasi, seperti misalnya faktur penjualan, order penjualan dan lain sebagainya.

J.       LANGKAH-LANGKAH DESAIN INPUT SECARA UMUM

1)      Menentukan kebutuhan input dari sistem baru

2)      Menentukan parameter dari input

      bentuk dari input, dokumen dasar atau bentuk isian di alat input (dialog layar terminal)

      sumber input

      jumlah tembusan untuk input berupa dokumen dasar dan distribusinya

      alat input yang digunakan

      volume input

      periode input

K.    DESAIN DATABASE

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakanperangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya.

      Database merupakan salah satu komponen yang penting di sistem informasi, karena berfungsi sebagaibasis penyedia informasi bagi para pemakainya.

      Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system.

      Sistem basis data (database system) ini adalah suatusistem informasi yang mengintegrasikan kumpulandari data yang saling berhubungan satu denganlainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapaaplikasi yang bermacammacam di dalam suatuorganisasi.

L.      LANGKAH-LANGKAH DESAIN DATABASE SECARA UMUM

      Menentukan kebutuhan file database untuk sistem baru

ü  File yang dibutuhkan dapat ditentukan dari DAD sistembaru yang telah dibuat.

      Menentukan parameter dari file database

ü  tipe dari file : file induk, file transaksi, file sementaradan lain sebagainya

ü  media file : hard disk, diskette atau pita magnetic

ü  organisasi dari file : apakah file tradisional (file urut, ISAM atau file akseslangsung) atau organisasi database (struktur berjenjang jaringan atau hubungan.

ü  Field kunci dari file.

M.   DESAIN KONTROL

Suatu sistem merupakan subyek darimismanajemen, kesalahan-kesalahan, kecurangan-kecurangan dan penyelewengan-penyelewengan umum lainnya. Pengendalian yang diterapkan pada sisteminformasi sangat berguna untuk tujuanmencegah atau menjaga terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan (kesalahankesalahan ataukecurangan-kecurangan).

Pengendalian intern juga dapat digunakan untukmelacak kesalahan-kesalahan yang sudah terjadi sehingga dapat dikoreksi.

N.    PENGENDALIAN SECARA UMUM

      pengendalian diluar aplikasi pengolahan data

ü  Pengendalian organisasi

      Pengendalian organisasi ini dapat dilakukan dengan cara melakukan pemisahan tugas (segregatian of duties) dan pemisahan tanggungjawab (segregation ofresponsibilities) yang tegas.

      Pengendalian dokumentasi

ü  Mempelajari cara mengoperasikan sistem

ü  Sebagai bahan training

ü  Dasar pengembangan sistem lebih lanjut

ü  Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem di kemudian hari

ü  Materi acuan bagi pemeriksa system

O.    DOKUMENTASI

      Dokumentasi prosedur

      Dokumentasi sistem

      Dokumentasi program

      Dokumentasi operasi

      Dokumentasi data

P.      DESAIN TEKNOLOGI

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan teknisi (humanware atau brainware).

Q.    ELEMEN-ELEMEN DESAIN UNTUK MEMENUHI USER INTERFACE

      Query

      Desain Layar

      Umpan balik

      Bantuan

      Pengendalian kesalahan

      Desain workstation